Flexpool ist ein Einsatzmodell, bei denen die Mitarbeitenden bestimmen, wann sie arbeiten möchten. Sie werden bei Bedarf eingeplant oder bei kurzfristigen Anlässen oder Ausfällen kurzfristig angefragt. So verfügt eine Organisation über flexible Personalressourcen, gewinnt neue Mitarbeitende mit Aussicht auf spätere Festanstellung und kann sich als attraktiver Arbeitgeber positionieren, der die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben konsequent ins Zentrum stellt.
Auch die Teams profitieren von diesem Einsatzmodell. Sie erhalten bei Ausfällen oder Engpässen Unterstützung aus dem Flexpool. So entsteht eine Win-win-Situation für alle.
Der Nutzen eines Flexpools auf einen Blick:
- flexible Ressourcen für Ausfälle und Planlücken
- Neue Mitarbeitende gewinnen, die später in eine Festanstellung wechseln können
- Arbeitgeberattraktivität steigern
- Temporärkosten senken und externe Einsätze stark reduzieren
So setzen Sie einen Flexpool um
Ziel und Design klären
- Definieren Sie Flexpool als ergänzende Personalressource.
- Einsatz erfolgt dort, wo Bedarf ist.
Vertrags- und Lohnmodell festlegen
- Rahmenvertrag für Aushilfsarbeit erstellen
- Stundenlohn je Funktion plus Zulagen (13. Monatslohn, Ferien/Feiertag, Mobilität).
- Probezeit 3 Tage, Kündigungsfrist 1 Monat.
Prozesse und Systeme aufsetzen
- PEP/Planung, Lohnabrechnung, Verträge einrichten.
- Profile und Einsatzmöglichkeiten aller Flexpool-Mitarbeitenden hinterlegen.
Rekrutieren & einführen
- Externe Fachpersonen, Studierende, Rückkehrer:innen, pensionierte Profis ansprechen.
- Schnupper-Halbtag anbieten.
- Einarbeitung je nach Bedarf: von ½ Tag bis mehrere Einsätze im ersten Monat.
Einsatzsteuerung organisieren
- Kurzfristig: Offene Dienste in einer Flexpool-Chatgruppe teilen; wer kann, übernimmt.
- Vorausplanung: Bis 6 Wochen im Voraus gemäss Verfügbarkeit einplanen.
- Einsatzort nicht wählbar; Bedarf steuert.
Führung & Entwicklung sichern
- Klare Zuständigkeiten: je Bereich eine verantwortliche Führungsperson.
- Regelmässiger Austausch statt formaler MAGs.
- Belastung aktiv monitoren; Kapazitäten zu Beginn klären und im Dialog bleiben.
Fair und transparent bleiben
- Grundlohn analog Festangestellten; Ferien-/Feiertagsanteil im Stundenlohn.
- Bessere Absicherung bei Krankheit/Unfall für Festangestellte kommunizieren.
Mit diesen Herausforderungen müssen Sie rechnen:
- Ein Flexpool erfordert einen hohen Aufbau- und Administrationsaufwand (Selektion, Einarbeitung, Prozesse, PEP/Lohn).
- Es wird mehr Ein- und Austritte geben. Die Prozesse müssen entsprechend angepasst werden (z.B. Tagesverantwortung sicherstellen).
- Sozialversicherung & Pensionskasse müssen bei schwankenden Einsätzen korrekt gehandhabt werden.
- Behalten Sie die Lizenzkosten für Planungs-/Zutrittssysteme im Blick.
Trotzdem: Ein Flexpool lohnt sich. Er entlastet die Teams und senkt den Stress – so bleibt die Stammbelegschaft stabil. Gleichzeitig öffnet er einen klaren Karrierepfad in die Festanstellung: Zudem besteht eine konstante Nachfrage nach Einsätzen. Menschen können flexibel bleiben, etwa während des Studiums, mit Familie oder nach der Pensionierung, und fühlen sich dennoch stärker ans Unternehmen gebunden.
Praxisbeispiel: Alters- und Pflegeheim Kirchfeld in Horw
Das Alters- und Pflegeheim Kirchfeld in Horw hat einen Flexpool aufgebaut. Wie die Institution das Projekt angegangen ist und welche Erfahrungen dabei gemacht wurden, lesen Sie im Interview mit Geschäftsführer Marco Müller.
Kontakt: Marco Müller, Geschäftsführer und Vorsitzender der Geschäftsleitung, Kirchfeld Horw; marco.mueller@kirchfeld.ch