Le flexpool est un modèle d’affectation dans lequel les employé·es décident quand ils ou elles souhaitent travailler. Les employé·es sont planifié·es selon les besoins ou sollicité·es à court terme en cas d’événements ou d’absences de dernière minute. De cette manière, l’organisation dispose de ressources en personnel flexibles, recrute de nouveaux et nouvelles employé·es avec la perspective d’un emploi fixe ultérieur et peut se positionner comme un employeur attrayant, qui place résolument la conciliation entre vie professionnelle et vie privée au centre de ses priorités.
Les équipes profitent également de ce modèle d’affectation. En cas d’absence ou de pénuries, elles bénéficient de l’aide du flexpool. Tout le monde y gagne.
Les avantages d’un flexpool en un coup d’œil:
- Ressources flexibles pour pallier les absences et combler les trous dans le planning.
- Attirer de nouveaux et nouvelles employé·es qui pourront plus tard occuper un emploi fixe
- Augmenter l’attractivité de l’employeur
- Baisser les coûts liés au personnel temporaire et fortement réduire les affectations externes
Comment mettre en place un flexpool
Clarifier l’objectif et le concept
- Définissez le flexpool comme une ressource en personnel complémentaire.
- Les employé·es du flexpool interviennent là où les besoins se font sentir.
Définir le modèle contractuel et salarial
- Établir un contrat-cadre pour le travail auxiliaire
- Salaire horaire par fonction plus les indemnités (13e mois, congés/jours fériés, mobilité).
- Période d’essai 3 jours, délai de congé d’un mois.
Mettre en place des processus et des systèmes
- Planification des affectations du personnel, décompte de salaire, mise en place de contrats.
- Enregistrer les profils et possibilités d’affectation de tous les employé·es du flexpool.
Recruter et initier
- S’adresser aux spécialistes externes, aux étudiant·es, aux personnes de retour dans le métier, aux professionnel·les retraité·es.
- Proposer une demi-journée d’observation.
- Initiation selon les besoins: d’une demi-journée à plusieurs affectations le premier mois.
Organiser le pilotage des affectations
- À court terme: partager les services vacants dans un chat flexpool; les personnes disponibles les prennent en charge.
- Planification anticipée: organiser les services jusqu’à six semaines à l’avance selon les disponibilités.
- Le lieu d’affectation ne peut pas être choisi; il est déterminé selon les besoins.
Assurer la direction et le développement
- Compétences claires: un·e cadre par domaine
- Échanges réguliers en lieu et place des entretiens d’évaluation formels.
- Surveiller activement la charge de travail; clarifier les disponibilités dès le début et rester dans le dialogue.
Rester juste et transparent
- Salaire de base analogue aux employé·es fixes; part des congés/jours fériés dans le salaire horaire.
- Communiquer sur une meilleure couverture en cas de maladie/accident pour les employé·es fixes.
Vous devez vous attendre à relever les défis suivants:
- Un flexpool nécessite un important travail de mise en place et d’administration (sélection, initiation, processus, planification des affectations/salaire).
- Il faut aussi s’attendre à plus d’entrées et de départs. Les processus doivent être adaptés en conséquence (p. ex. veiller à la responsabilité journalière).
- Les assurances sociales et la caisse de pension doivent être gérées correctement en cas de fluctuations des affectations.
- Gardez un œil sur les frais de licence pour les systèmes de planification/d’accès.
Néanmoins: Un flexpool en vaut la peine. Il soulage les équipes et réduit le stress, et contribue ainsi à la stabilité du personnel permanent. Dans le même temps, il permet de tracer un chemin vers un poste fixe. De plus, la demande d’affectations est constante. Les employé·es peuvent rester flexibles, par exemple pendant leurs études, avec leur famille ou à la retraite, tout en restant plus attaché·es à l’établissement.
Exemple pratique: l’établissement médico-social Kirchfeld à Horw
L’établissement médico-social Kirchfeld à Horw a mis en place un flexpool. Lisez l’entretien avec le directeur Marco Müller pour découvrir comment cette institution a abordé le projet et quelles en ont été ses expériences.
Contact: Marco Müller, directeur et président de la direction, Kirchfeld Horw, marco.mueller@kirchfeld.ch